Chuyển file Word thành PDF với Word 2007

PDF (Portable Document Format – định dạng tài liệu di động) là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biến được phát triển bới hãng Adobe Systems. PDF là một định dạng văn bản được ưa chuộng và sử dụng nhiều vì các lợi điểm sau:

• Văn bản PDF phần lớn được hiển thị giống nhau trên các môi trường làm việc khác nhau (Windows, Mac, Linux…) mà không bị vấn đề về font chữ như MS Word.
• Ngoài ra PDF cũng giúp bảo về bản quyền tác phẩm tốt hơn vì các người dùng gần như không thể biên tập lại các bản PDF đã được phát hành, việc này giúp bảo về nội dung của tài liệu gốc tốt hơn.
• Có thể tối ưu hóa dung lượng, hình ảnh đính kèm cho việc phát hành qua Internet.

Trong bài viết này Namkna sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển từ file Word sang file PDF với tính năng có sẵn trong bản Microsoft Word 2007, bản PDF sau khi chuyển đổi vẫn giữ nguyên được bảng nội dung (table of content) cũng như các liên kết URL như bản Word trước đó.

Bắt đầu tiến hành

1- Trước tiên bạn mở một văn bản Word muốn chuyển đổi qua PDF.
2- Sau đó bạn nhấn chọn nút Office button ở góc trên bên trái màn hình và chọn Save As sau đó bạn chọn tiếp PDF or XPS.

3- Cửa sổ Publish as PDF or XPS hiện ra, bạn chú ý các mục sau:

• File name: tên của file PDF(mặc định trùng với tên của file Word)
• Optimize for: Tối ưu hóa cho file PDF sắp được tạo ra.
  • Standard (publishing online and printing): Tối ưu hóa cho việc in ấn và phát hành trên internet.
  • Minimum size (publishing online): tối ưu hóa dung lượng cho việc phát hành trên internet.
• Open file after publishing: nếu bạn nhấn chọn mục này thì sau khi chuyển đổi xong file PDF của bạn sẽ được tự động mở ra bằng chương trình đọc PDF mặc định trên máy.

Một phương pháp khác để lưu tài liệu dưới dạng PDF là bạn nhấn phím tắt F12 để truy cập nhanh tới cửa sổ Save As và chọn PDF trong mục Save as type.

4- Bạn cũng có thể nhấn vào nút Options để mở cửa sổ Options nhằm cấu hình thêm các thông tin cho file PDF như: tạo bookmark, thiết lập chuẩn cho file PDF….

5- Sau đó bạn nhấn OK để MS Word 2007 bắt đầu tạo file PDF cho bạn, kết quả bạn sẽ có 1 file với định dạng PDF của phiên bản Word hiện tại và toàn bộ bảng nội dung (table of content) & các liên kết URL đều được giữ nguyên.

Lưu ý khi save as không có PDF or XPS :

Một số bạn không có tính năng này là do quá trình update window. Hầu hết các bạn tắt chức năng update nên không có.

- Những bạn đó cần download và cài đặt add-in từ địa chỉ sau:

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=7

Những lỗi thường gặp trong Word

1. Khi đánh số trang lại thấy xuất hiện chữ Page mà không hiện ra số trang :- Khắc phục : Vào menu Tools > Options > chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Fiel codes > nhấn OK.

2. Để bỏ đường viền bao quanh văn bản: - Bạn vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Text boundaries > nhấn OK.

3. Khi hết dòng hoặc nhấn enter xuống dòng thì xuất hiện các số thứ tự để đếm dòng :- Khắc phục: Vào menu File > Page setup > chọn thẻ Layout rồi nhấn nút LineNumbers… > bỏ dấu kiểm trong ô Add line numbering > nhấn OK.

4. Khi nhấn phím Tab thì xuất hiện dấu mũi tên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Tab Characters > nhấn OK.

5. Khi kẻ hình vẽ hay Text box thì xuất hiện đường viền bao quanh rất khó thao tác:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Automatic Create… > nhấn OK.

6. Khi nh ấn phím Home hay End thì không có tác dụng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Navigation keys for Wordperfect users > nhấn OK.

7. Trên văn bản có màu nền là màu xanh và chữ màu trắng:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Genaral rồi hủy dấu kiểm trong ô Blue background, white text > nhấn OK.

8. Chèn hình vào văn bản nhưng không thấy hình ảnh hiện lên:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ View rồi hủy dấu kiểm trong ô Picture Placeholders > nhấn OK.

9. Khi in văn bản nhưng lại in từ cuối trang lên đầu trang:- Khắc phục: Vào menu Tools > Options > Chọn thẻ Print rồi hủy dấu kiểm trong ô Reverse Print order > nhấn OK.

10.Đánh chữ nhưng không thấy chữ và trên thước lại không thấy số (tất cả đều biến thành màu trắng)- Khắc phục: Trên Destop bạn nhấn chuột phải chọn Properties > chọn thẻ Appearance > chọn tiếp mục Advanced rồi nhấn chuột vào dòng chữ Message text và tại hộp Color bạn chọn lại màu đen và nhấn OK > nhấn OK lần nữa.. 

11.Chữ “i” bướng bỉnhSoạn thảo với font TCVN3-ABC có thể xuất hiện tình huống nhập từ kết thúc có chữ “i” lại hóa “i hoa” ví dụ từ “tôi” trong câu “Hà Nội và tôi” sẽ thành “tôI”. Thủ phạm gây ra hiện tượng đó là do tùy chọn sửa tự động AutoCorrect của MS Word hiểu nhầm từ ngữ của ta với của Tây, chữ cái biểu thị ngôi thứ nhất trong Anh văn luôn được viết hoa là “I”. Khắc phục nó, cần truy cập trình đơn Tool của MS Word, lựa chọn AutoCorrect Option, bỏ dấu tick ở Replace text as you type.
Một tình trạng khác là chữ “ở” tại vị trí đầu câu như “ở hai đầu nỗi nhớ” sẽ hóa thành chữ “ậ …”, đó là do tùy chọn tự động viết hoa ký tự đầu cũng trong AutoCorrect của MS Word. Để tiệt trừ nó cần bỏ dấu tick ở Capitalize first letter of sentences.
Xong bấm OK.

12.- Để sửa lỗi chữ i bị chuyển thành I: Vào Insert -> AutoText -> AutoText -> Chon Tab AutoCorrect. Đánh chữ i ở ô Replace, nếu thấy hai chữ i, I xuất hiện ở dòng bên dưới thì bấm chọn vào dòng đó -> Delete. OK

13.- Để sửa lỗi khoảng trống giữa chữ như ‘H ồng b ít đ ú’ thì làm như sau: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Edit -> Xóa dấu chọn ở ô ‘Use smart cut and paste’. OK

14.- Để sửa lại đơn vị khi định dạng trang từ Inches sang Centimeters: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Ở ô Measurement units chọn Centimeters. OK

15- Để có đường bao quanh văn bản: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab View -> Đánh dấu chọn ở ô Text boundaries. OK

16- Để xóa triệt để các đường zíc zắc đỏ gạch chân dưới dòng chữ: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab Spelling and Grammar -> Xóa dấu chọn ở toàn bộ các mục “Check…”. OK

17- Để chuyển nền văn bản sang màu xanh, chữ trắng: Vào Tools -> Options -> Chọn Tab General -> Đánh dấu chọn ở ô Blue background, white text. OK

18- Cách định dạng trang văn bản ( nhớ thực hiện bước này nếu không khi in ra không như mong muốn): Vào File -> Page setup -> Ở Tab Margin chọn các thông số căn lề, trên, dưới; ở Tab Paper Size chọn cở giấy in (A4). OK

19. Hiện tượng chữ sau cách xa chữ trước khi gõ font Unicode:
Nhiều khi, văn bản bạn soạn thảo sẽ bị cách ra sau khi gõ dấu, dù chưa hề nhấn phím cách. Để khắc phục tình trạng này, bạn vào Tools > Options > Edit rồi bỏ dấu chọn dòng “Smart cut and paste”, nhấn OK.

20. Chữ hoa đầu câu là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống:Trước khi gõ từ có chữ hoa nguyên âm ở đầu câu, bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Correct Two Intial Capital và OK.

21. Muốn gõ chữ thường ở đầu dòng nhưng Word tự sửa thành chữ hoa:
Bạn vào Tools > AutoCorrect Options > AutoCorrect rồi bỏ dấu kiểm ở dòng Capitalize first Letter of Sentence.

22. Bỏ dấu gạch chân dạng sóng dưới dòng chữ.Thực ra đây không phải là lỗi mà là chức năng soát lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh. Nó cũng không xuất hiện trong bản in. Tuy nhiên, nhìn vào đó khá rối mắt nên bạn có thể bỏ đi bằng cách vào Tools > Options > Spelling and Grammar, bỏ dấu kiểm ở dòng Check grammar as you type.

23. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word.
Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file..

24. Bảo mật thông tin trong Word.Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools \ Options\ Security. 
Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác.
Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools \ Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form).

26.13.nhấn phím space(khoảng trắng) xuất hiện dấu chấm trên đầu?
Bạn vào tool--options--nhấp vào thẻ view ở phần Formatting marks bạn chọn all

27.Lỗi chèn số thứ tự của trang mà không được:Đây là lỗi mà do bạn copy file ở nhiều nơi, cho nên khi bạn chèn trang nó sẽ không ra như bạn đánh máy bình thường được: 
Cho nên bạn hãy làm theo cách sau đây: 
Ban vào Insert- pages numbers..- format- continue from …-ok. Là xong

28.. Hiện tượng cách chữ khi gõ tiếng Việt có dấu
Trong một số trường hợp khi chúng ta sử dụng bộ gõ Vietkey gõ tiếng Việt có dấu trong MS Word sẽ làm chữ có dấu tự động bị tách giữa phần nguyên âm và phụ âm có dấu, trường hợp này là do chế độ cắt và dán thông minh của MS Word. Để khắc phục trường hợp này chỉ cần tắt chế độ cắt và dán thông minh, việc tắt chế độ này cũng không ảnh hưởng gì đến quá trình soạn thảo và văn bản.
Vào menu Tools - Options. Chọn thẻ Edit. Bỏ đánh dấu mục Smart cut and paste. Nhấn OK. Sau đó lưu tài liệu đang soạn thảo lại và khởi động lại MS Word. 

29.Hiện tượng lệch dấu trên ký tự chữ hoa
Khi sử dụng các font chữ thuộc bảng mã TCVN3, VNI-Windows … lúc chúng ta bỏ dấu thì sẽ thấy dấu bị lệch sang bên phải làm cho văn bản thiếu thẩm mỹ. Trường hợp này là do tiện ích AutoCorrect của Word.
Vào menu Tools - AutoCorrect Options. Chọn thẻ AutoCorrect, bỏ đánh dấu mục Correct TWo INitial CApitals. Nhấn OK

30.. Đổi đơn vị đo lường 
Mặc định đơn vị đo lường trong MS Word là inch, nhưng ở VN chúng ta dùng đơn vị đo lường là cm, trong thể thức văn bản theo qui định của nhà nước cũng tính bằng đơn vị đo là cm. Vì vậy chúng ta cần chuyển đổi đơn vị đo lường trong MS Word sang cm.
- Vào menu Tools - Options, chọn thể General. Kích chọn Centimeters tại mục Measurement units.
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo

31.Hiện nay, trong hầu hết các văn bản chúng ta điều sử dụng bảng mã Unicode và font chữ chân phương nhất như Arial, Times New Roman, Verdana,… nhưng đôi khi chúng ta khởi động Word ra và thấy trên font chữ trên thanh công cụ Formating không phải là font chúng ta cần dùng, hoặc chúng ta đã chọn nhưng khi nhấn Enter để qua đoạn văn bản khác thì font chữ lại thay đổi. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất về kiểu chữ trong toàn văn bản chúng ta cần chọn font chữ mặc định, tức mỗi khi chúng ta khởi động MS Word văn bản sẽ dùng là font chữ với kích cỡ và định dạng như chúng ta đã chọn từ trước.
- Vào menu Format, chọn Font. Chọn thẻ Font, chọn kiểu chữ thường dùng nhất tại mục Font, chọn kiểu dáng tại mục Font style, chọn kích cỡ tại mục Size…,…. Chọn xong, nhấn nút Default, nhấn Yes để xác nhận trong hộp thoại hiện ra ngay sau đó. Nhấn OK để kết thúc thao tác thiết lập font chữ mặc định.
- Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại MS Word để thiết lập của chúng ta có hiệu lực khi lần sau sử dụng MS Word.

32.Tắt khung bao quanh hình vẽ khi vẽ một đối tượng đồ họa vào văn bản
Đây là một tính năng mới của MS Word, khi chúng ta vẽ một đối tượng đồ họa như Autoshape, Textbox vào văn bản thì MS sẽ tự tạo một khung viền bao quanh vùng con trỏ soạn thảo đang đứng, khung viền này có tác dụng nhóm các đối tượng vẽ thành một khối thống nhất để khi chúng ta di chuyển, thay đổi thì cả nhóm đối tượng đồ họa đi theo nó thay thế cho việc chúng ta phải chọn những đối tượng đồ họa và click phải chọn Grouping… Nhưng đôi khi khung viền này xuất hiện không hợp lý và gây khó khăn cho chúng ta, để tạm thời tắt khung viền nhấn phím ESC.

Những mẹo nhỏ trong excel

1. Làm hình ẩn đằng sau trang văn bản ( watermark ) như ở trong Word :

Trong Excel chức năng Watermark là không sẵn sàng nhưng bạn cũng có thể làm như sau 
1.Bấm menu View --> bấm chọn Header and Footer 
2.Hộp Page Setup mở ra --> bạn bấm chọn Custom Header hoặc Custom Footer --> bạn có thể bấm trong một trong ba phần 
Left section, Center section, hoặc Right section 
3.Bạn bấm nút Insert Picture ( nút thứ hai từ bên phải sang ), để chèn hình ảnh bạn muốn đưa 
4.Bấm Format Picture - nút cuối cùng trong dãy nút ở Footer hoặc Header --> cửa sổ Format Picture mở ra --> chọn tab Size - để thay đổi kích thước bức hình . 

2. Tôi muốn khi mở chương trình EXCEL thì có sẵn font của tôi ,ví dụ : VnTime . 

1.Bấm menu Tools --> chọn Options 
2.Cửa sổ Options mở ra --> chọn tab General --> chọn font mà bạn muốn ở phần Standard Font --> bấm OK --> bấm OK 
3.Thoát khỏi EXCEL và vào lại 


3. Lưu file Excel trong thư mục mong muốn tự động: 

1.Bấm menu Tools --> chọn Options 
2.Cửa sổ Options mở ra --> chọn tab General --> bạn thay đổi ở 
Default file location thư mục của bạn muốn --> bấm OK 

4. Cách hiện công thức mà không hiện kết quả , đồng thời tham chiếu vào những ô liên quan để tiện theo dõi:

Bạn bấm tổ hợp phím CTRL + ` ( bên trái phím số 1 ) 

5. Trong Excel đáng lẽ là những cột A,B,C... thì lại là cột 1,2,3 ... Chuyển số 1,2,3 trở về thành A,B,C... như cũ :
1.Bấm menu Tools --> chọn Options 
2.Cửa sổ Options mở ra --> chọn tab General --> bỏ đánh dấu tích tại ô
R1C1 reference style bấm OK 

6. Copy từ Excel sang Word nhưng vẫn giữ lại tất cả kiểu dáng của nó . 
1. Đánh dấu những phần mà bạn muốn copy trong Excel 
2. Mở sang Word --> chọn menu Edit --> chọn Paste Special 
3. Chọn Microsoft Excel Worksheet Object hoặc Formatted Text --> bấm OK 

7. Tạo văn bản thẳng đứng trong Excel . 

1. Chọn các vùng ( Cells ) mà bạn muốn tạo văn bản thẳng đứng 
2. Bấm chuột phải vào khu vực đó --> chọn Format Cells --> chọn tab Alignment 
3. Tại phần Orientation --> gõ 90 ở phần Degree 
4. Tại phần Text Control --> lựa chọn đánh dấu tích tại phần Merge cells --> bấm OK. 

8. Đánh số trang trong Excel , nhưng hiển thị là Trang 1 , Trang 2 .... chứ không hiển thị là Page 1 , Page 2..... 

Tôi sẽ hướng dẫn bạn đặt số trang ví dụ ở góc dưới cùng như sau 
1.Bấm menu File --> chọn Page Setup 
2.Cửa sổ Page Setup mở ra bạn chọn tab Header/Footer --> bấm chọn Custom Footer 
3.Xuất hiện cửa sổ Footer --> bấm chuột trái vào phần 
Right Selections --> tại vị trí con trỏ bạn gõ Trang --> tiếp theo bấm chuột trái vào nút bên trái nút chữ A 
4.Khi đó bên ô Right Selections xuất hiện như sau 
Trang&[Page] --> bấm OK --> bấm OK 

9. in trong Excel không in theo những đường kẻ ngang , kẻ dọc của các ô 
1.Trong Excel bạn chọn menu File --> chọn Page Setup 
2.cửa sổ Page Setup mở ra --> chọn tab Sheet --> bỏ ô đánh dấu của Gridlines --> bấm OK 

10. đặt ngầm định của Excel khi sử dụng ngày tháng năm là : 02 con số của ngày , 02 con số của tháng và 04 con số của năm . 

1.Bạn đóng Excel đang làm việc lại 
2.Bấm nút Start --> chọn Settings --> chọn ControlPanel 
3.Cửa sổ ControlPanel mở ra bạn bấm đúp chuột trái của biểu tượng 
Regional and Language Opitons 
hiện tại xuất hiện tab RegionalOptions --> bấm nút Customize 
4.Cửa sổ Customize RegionalOptions mở ra --> chọn tab Date --> bạn sẽ nhìn thấy phần 
Short date format --> bạn thay đổi nội dung trong đó như sau 
dd/mm/yyyy 
5.Bấm Apply --> bấm OK 

11. Chuyển một hàng ở trong Excel sang dạng cột :

1.Bạn bôi đen đánh dấu hàng mà bạn muốn chuyển . 
2.Đưa con trỏ vào vị trí muốn chuyển . 
3.Bấm chuột phải vào vị trí đó --> chọn Paste Special . 
4.Đánh dấu tích vào phần Transpose --> bấm OK 

12. Tôi sử dụng Excel , khi tôi đưa mũi tên lên , xuống hoặc sang trái , hoặc sang phải thì chẳng thấy con trỏ đâu mà chỉ thấy màn hình của tôi bị trôi lên , xuống , hoặc sang trái , hoặc sang phải .Tôi phải xử lí như thế nào ? 

Rất đơn giản thôi bạn tắt phím Scroll Lock đi bằng cách bấm phím Scroll Lock một lần để đèn ScrollLock ( góc bên phải ở trên cùng của bàn phím ) tắt đi là được 

13. Tôi có 2 văn bản: * Văn bản 1 tôi để trang giấy xoay ngang * Văn bản 2 tôi để trang giấy xoay dọc Bây giờ tôi muốn dồn 2 trang văn bản này làm một văn bản thôi. Tôi phải làm thế nào mà không bị mất định dang xoay ngang, xoay dọc đó? 

Trước tiên bạn mở cả 2 văn bản, sau đó bạn làm theo các bước sau: 
1. Bạn bôi đen văn bản 2 để copy tất cả sang văn bản 1 
2. Bạn quay trở về văn bản 1 di chuyển con trỏ đến đầu trang dữ liệu thuộc văn bản 2 
3. Chọn menu Insert --> Break.. 
4. Trong cửa sổ Break: 
* Bạn chọn Section break types 
* Đánh dấu chọn Next page >OK 
5. Sau khi đã ngắt được 2 phần văn bản, bạn để con trỏ ở đầu trang dữ liệu thuộc văn bản 2 
* Chọn vào File 
* Chọn Page Setup... > Chọn Margins > Chọn Orientation để đặt lại giấy xoay ngang hay xoay dọc >OK 

14. Đánh công thức hóa học ví dụ như H2O :

1-Đầu tiên bạn cứ gõ H2O như bình thường. 
2-Bạn bôi đen số 2 --> bấm chuột phải vào số 2 vừa bôi đen đó. 
3-Chọn FormatCells 
4-Đánh dấu vào ô Subscript 
5-OK hoàn tất công việc 

15. Khi tôi mở một file mới trong Excel ra thì luôn luôn đi kèm theo Book1 trắng mở ra , đông thời tôi cũng đã thay đổi khi mở Excel thì có 16 sheet nhưng vẫn không được và vẫn chỉ là 3 sheet . Cách giải quyết như thế nào ? 

Bạn phải làm những bước như sau: 
1-Đóng Excel lại để ra màn hình nền desktop 
2-Bấm Start --> Search --> For Files or Folders 
3-Chọn All files and folders 
4-Gõ trong ô tìm kiếm như sau : xlstart 
5-Bấm Search 
6-Xuất hiện những Folder là XLSTART bên tay phải của ô cửa sổ 
7-Xoá hết những file trong XLSTART 
8-Khởi động lại Excel 

16. Tôi dùng Excel khi tôi thực hiện việc kéo hand-fill để sử dụng đúng công thức của dòng trên nhưng nó chỉ ra kết quả của dòng trên mà không đưa công thức xuống --> tôi phải sửa như thế nào ? 

Bạn chọn Menu Tools 
+ Chọn Options --> chọn tab Calculation 
+ Trong Calcutation hiện tại đang đánh dấu ở ô Manual , bạn chuyển sang đánh dấu ở Automatic > OK 

17. Phân cách cứ 3 số bằng dấu chấm (.) Chứ không phải là dấu phảy (,) :
Trước tiên bạn phsir đống Excel lại , sau đó làm những bước như sau : 
1-Bấm Start --> chọn Setting --> chọn ControlPanel 
2-Bấm đúp chuột trái và Regional and Language Options --> chọn tab Regional Options . 
3-Bấm chuột trái chọn Customize --> chọn tab Number . 
4-Trong tab Number ta cần phải đổi như sau : 
+ Decimal symbol từ dấu (.) chuyển sang dấu (,) 
+ Digit grouping symbol tù dấu (,) chuyển sang dấu (.) 
+ List Separator tù dấu (,) chuyển sang dấu (.) 
5.Bấm Apply --> bấm OK 

18. Trong Excel khi tôi đánh số 0904294334 trong một ô và khi kết thúc cứ mất số 0 ở đầu dòng . Tôi không muốn như vậy mà vẫn cứ muốn giữu số 0 đó thì làm thế nào ? 

Ở vị trí ô mà bạn muốn đánh thì trước hết bạn gõ dấu nháy đơn đi kèm với dấu nháy kép trên bàn phím , sau đó bạn gõ 0904294334 , khi bạn ấn Enter xuống dòng thì dấu nháy đơn đó sẽ bị mất đi và số 0904294334 của bạn sẽ được giữ nguyên mà không mất số 0 ở đầu . 

19. Tăng Sheet trong Excel vì khi mở Excel ra thì chỉ có 3 Sheet :
Bạn mở Excel, làm theo các bước sau: 
* Chọn vào Tools 
* Chọn Options 
* Trong đó chọn vào Tab General 
* Bạn sẽ nhìn thấy có mục Sheets in new workbook, hiện tại đang để là 3 
* Bạn muốn tăng lên bao nhiêu thì chọn vào mũi tên trỏ lên.--> OK 
Để cho lựa chọn vừa rồi được kích hoạt bạn phải khởi động lại Excel. 

20. sắp xếp bằng tiếng Việt trong Excel :

Trong Excel không hỗ trợ cho việc sắp xếp theo bảng chữ cái của tiếng Việt . 
Bạn muốn sắp xếp được thì phải cài thêm chương trình hỗ trợ như : VietKeyOFFICE 
Khi cài VietKeyOFFICE trong thanh menu của Excel sẽ xuất hiện một nút của VietKey và bạn sẽ sắp xếp trong chức năng đó 

21. Tôi làm việc ở khách sạn và quản lí khách bằng Excel , làm thế nào tôi biết được số ngày mà khách ở lại nếu như biết ngày đến và ngày đi ? 

Bạn có thể làm như sau : 
Ví dụ : ô của ngày về là 30/10/2005 , ô của ngày đến là 04/07/2005 
1-Tại ô kết quả bạn vẫn lấy ô của ngày về - ô của ngày đến 
2-Bạn sẽ thấy ô kết quả ra một giá trị 27/04/1900 , nhưng bạn không phải lo gì cả . Bấm chuột phải vào ô kết quả , bạn chọn Format Cells. 
3-Trong đó bạn sẽ thấy có một tab là Number và trong đó bạn lựa chọn dòng Number của phần Category 
4-Bấm OK , bạn sẽ thấy số 118 - đúng với kết quả mà mình mong muốn . 

22. Mở File excel khi mất pass word:
Khi bạn quên mất Password của file dạng Excel hoặc dạng Word thì bạn phải cài thêm chương trình ứng dụng để dò tìm password như PasswareKit , AđvancedOffice PasswordRecovery .... Bản thân trong bộ OFFICE của Microsoft không có chức năng như vậy. 

23. Tôi mở một file của Excel ra thì cứ bị mở theo một vài trang khác mở theo , rất khó chịu , tôi phải làm gì để bỏ chúng đi ? 

Bạn phải làm những bước như sau: 
1-Đóng Excel lại để ra màn hình nền desktop 
2-Bấm Start --> Search --> For Files or Folders 
3-Chọn All files and folders 
4-Gõ trong ô tìm kiếm như sau : xlstart 
5-Bấm Search 
6-Xuất hiện những Folder là XLSTART bên tay phải của ô cửa sổ 
7-Xoá hết những file trong XLSTART 
8-Khởi động lại Excel 

24. Tôi để ẩn mất cột A trong file của tôi thì làm thế nào cho cột A nó hiện ra ? 

Khi bạn ẩn mất cột A thì muốn lấy lại bạn phải làm như sau : 
1-Đưa con chuột vào cột B ỏ trên cùng bên tay trái đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều . 
2-Giữ chuột trái , kéo sang bên phải thì cột A của bạn sẽ xuất hiện . 

25. Trong Excel khi tôi đánh công thức toán học thì nó không ra kết quả của phép tính mà nó chi ghi lại đúng công thức tôi vừa đánh là tại sao ? 

1-Bạn chọn Menu Tools --> chọn Options. 
2-Chọn tab View , trong tab đó có phần Windows Options 
3-Bỏ đánh dấu mục Formulas 
4-Bấm OK 

25. Tôi đang soạn một dòng trong Excel và muốn xuống dòng thì tôi phải bấm phím nào ? 
​

Khi soạn thảo trong một ô (cell) của Excel khi muốn xuống dòng thì tại vị trí đó bạn ấn tổ hợp phím Alt + Enter 

26. Làm thế nào đặt được Password cho file excel nhỉ ? 

1-Mở file excel mà bạn muốn đặt password ra màn hình . 
2-Bấm menu File ,chọn Save As 
3-Bấm menu Tools trong mục Save As , chọn General Options 
4-Xuất hiện ô Password to Open và password to Modify phải phải gõ tất cả 04 lần . 
5-Bấm OK > Save 

27. Chuột tôi bị hỏng , tôi muốn chuyển sang các Sheeet bằng bàn phím như thế nào 

Bạn bấm Ctrl - PageUp để đổi sang trang trước 
Ctrl - PageDown để đổi sang trang sau 

28. Đánh đơn vị của diện tích, Như m2 chẳng hạn . 

1-Đầu tiên bạn cứ gõ m2 như bình thường. 
2-Bạn bôi đen số 2 --> bấm chuột phải vào số 2 vừa bôi đen đó. 
3-Chọn FormatCells 
4-Đánh dấu vào ô Supperscript > OK 

29. Trong Excel không có sẵn tính năng đối chỗ hai hàng mà người dùng phải sử dụng Macro , cách thức tiến hành như sau 

• Mở Excel 
• Bấm tổ hợp phím Alt-F11 , xuất hiện cửa sổ MS Visual Basic 
• Bấm chọn menu Insert , chọn Module và bạn Copy nội dung toàn bộ dưới đây 
Sub swapRows() 

Dim xlong As Long 
If Selection.Areas.Count <> 2 Then 
MsgBox "Phai co chinh xac hai vung the doi cho." & Chr(10) _ 
& "Ban co " & Selection.Areas.Count & " vung." 
Exit Sub 
End If 
If Selection.Areas(1).Columns.Count <> Cells.Columns.Count Or _ 
Selection.Areas(2).Columns.Count <> Cells.Columns.Count Then 
MsgBox "Must select entire Rows, insufficient columns" 
Exit Sub 
End If 
Dim areaSwap1 As Range, areaSwap2 As Range, onepast2 As Range 


If Selection.Areas(1)(1).Row > Selection.Areas(2)(1).Row Then 
Range(Selection.Areas(2).Address & "," & Selection.Areas(1).Address).Select 
Selection.Areas(2).Activate 
End If 
Set areaSwap1 = Selection.Areas(1) 
Set areaSwap2 = Selection.Areas(2) 
Set onepast2 = areaSwap2.Offset(areaSwap2.Rows.Count, 0).EntireRow 
areaSwap2.Cut 
areaSwap1.Resize(1).EntireRow.Insert Shift:=xlShiftDown 
areaSwap1.Cut 
onepast2.Resize(1).EntireRow.Insert Shift:=xlShiftDown 
Range(areaSwap1.Address & "," & areaSwap2.Address).Select 
xlong = ActiveSheet.UsedRange.Columns.Count 'correct lastcell 
End Sub 
• Quay trở lại Excel và đánh dấu chọn 02 hàng dữ liệu cần chuyển . Chú ý phải đánh dấu tất cả hàng 
• Chạy Macro có tên là swapRows 
Làm thế nào từ ngày tháng năm có thể xác định được thứ trong tuần không ? 
Từ ngày tháng năm trong Excel để xác định thứ trong tuần bạn sử dụng hàm WEEKDAY và ngày trong tuần được hiển thị bằng con số . Nếu bạn muốn xác định theo kiểu từ Thứ hai cho tới Chủ nhật thì bạn làm như sau 
Ô A1 là ngày . Ví dụ 04/09/2008 
Ô B1 sẽ xác định theo công thức như sau 
=CHOOSE(WEEKDAY(A1),"Chủ nhật","Thứ hai","Thứ ba","Thứ tư","Thứ năm","Thứ sáu","Thứ bảy") 

30. Làm thế nào từ ngày tháng năm có thể xác định được thứ trong tuần không ? 

Từ ngày tháng năm trong Excel để xác định thứ trong tuần bạn sử dụng hàm WEEKDAY và ngày trong tuần được hiển thị bằng con số . Nếu bạn muốn xác định theo kiểu từ Thứ hai cho tới Chủ nhật thì bạn làm như sau 
Ô A1 là ngày . Ví dụ 04/09/2008 
Ô B1 sẽ xác định theo công thức như sau 
=CHOOSE(WEEKDAY(A1),"Chủ nhật","Thứ hai","Thứ ba","Thứ tư","Thứ năm","Thứ sáu","Thứ bảy") 

31. Dấu công thức nhưng vẫn hiển thị kết quả của trong Excel 

Dấu công thức nhưng vẫn hiển thị kết quả của trong Excel bạn làm như sau : 
1. Bấm menu Format , chọn Cell 
2. Chọn tab Protection , đánh dấu tích để chọn phần Locked và Hidden , bấm OK 
3. Bấm menu Tools , chọn Protection , chọn Protect Sheet 
Bạn đặt Password nếu như không muốn cho mọi người thay đổi 

32. Tạo hàm tính năm , ngay , tháng giữa hai thời gian cho trước 
Tạo hàm tính năm , ngay , tháng giữa hai thời gian cho trước cần làm như sau : 
1. Mở Excel , bâm tổ hợp phím Alt-F11 
2. Cửa sổ Microsoft Visual Basic mở ra , chọn menu Insert , chọn Module 
3. Bạn cắt dán theo nội dung dưới đây 
Function Age(Date1 As Date, Date2 As Date) As String 
Dim Y As Integer 
Dim M As Integer 
Dim D As Integer 
Dim Temp1 As Date 
Temp1 = DateSerial(Year(Date2), Month(Date1), Day(Date1)) 
Y = Year(Date2) - Year(Date1) + (Temp1 > Date2) 
M = Month(Date2) - Month(Date1) - (12 * (Temp1 > Date2)) 
D = Day(Date2) - Day(Date1) 
If D < 0 Then 
M = M - 1 
D = Day(DateSerial(Year(Date2), Month(Date2), 0)) + D 
End If 
Age = Y & " nam " & M & " thang " & D & " ngay" 
End Function 
4. Thoát khỏi Microsoft Visual Basic , quay trở về Excel 

33.Khi tôi mở một file Excel thì file đó mở ra nhưng lại thông báo lỗi là file có tên như thế đã được mở và không thể mở 02 file có cùng một tên như vậy. 

Khi mở một file Excel thì file đó mở ra nhưng lại thông báo lỗi là file có tên như thế đã được mở và không thể mở 02 file có cùng một tên như vậy thì bạn cần làm như sau : 
1. Đóng Excel 
2. Bấm Start --> chọn Run --> gõ : 
"C:\Program Files\Microsoft Office\OfficeXY\Excel.Exe" /regserver --> bấm OK 
OfficeXY là tuỳ theo bộ Office mà bạn cài vào máy tính 
3. Khởi động lại máy tính 

34.Những File Excel của tôi khi mở ra lại báo Read-only , tôi muốn khôi phục trạng thái cũ . 

Những file Excel trong một thư mục nào đó lại đánh dấu Read-only , bạn làm hnư sau : 
1. Đóng Excel 
2. Dùng MyComputer hoặc Windows Explorer tìm theo thư mục 
C:\Windows\temp ==> xoá những file trong đó 
3. Khởi động lại máy tính 

35. Tự động cân chỉnh cho vừa <8/31/2006 4:46:51 AM> 

Trong Excel khi chúng ta gõ nội dung của ô hoặc cột nhiều khi sẽ vượt qua kích thước ngầm định , để tự động điều chỉng chúng ta làm như sau : 
1. Hình dưới đây là kiểu vượt khỏi kích ô 

2. Bạn đưa chuột vào viền bên phải của cột và nhấp đúp chuột trái 


36. Cho người khác đọ file nhưng không chỉnh sửa :
Để không cho người nào chỉnh sửa file , bạn chỉ cần đặt Password vàchỉ cho phép xem mà không sửa , quá trình thực hiện như sau : 
1. Mở file trong Excel mà bạn muốn. 
2. Bấm menu File --> chọn Save as 
3. Trong cửa sổ Save As --> chọn Tools --> chọn General Options 
4. Bạn đặt password cho mục Password to modify 
Bấm dấu tích để chọn Read-only recommended --> bấm OK 
5. Bạn gõ tiếp đúng password trước vào mục Reenter password to modify --> bấm OK --> bấm Save 
6. Muốn sửa file Excel bạn dùng chương trình Excel Recover 

37.Tức là trong Excel mặc định khi mình muốn đánh số trang thì số trang lại bắt đầu từ 1 trở đi và bây giờ mình muốn đánh số trang bắt đầu từ 15 hay bất kỳ một số nào mình muốn thì phải làm thế nào? 

Để đánh số trang lại , ví dụ từ trang 15 trở đi ban làm như sau : 
1. Bấm menu File --> chọn Page Setup 
2. Chọn tab Page --> phần Firt page number , ban thay Auto bằng số 15 --> bấm OK 


38.Tôi muốn các văn bản đã làm tự động save trong excel thì phải làm như thế nào? 

Để tự động Save (AutoSave) trong văn bản Excel , ban cần làm như sau : 
1. Mở file Excel mà bạn muốn . 
2. Bấm menu File --> chọn Save As 
3. Bấm Tools --> chọn General Options 
4. Đánh dấu tích để chọn phần Always create backup --> bấm OK --> bấm Save 

39. Trong Excel mình làm một bảng dài 5 trang. Mình phải làm sao để khi in ra giấy (mà không làm xuất hiện trong bảng), dòng đầu tiên trong bảng ở trang 1 cũng có ở trong 4 trang sau để cho dễ biết các chi tiết trong bảng. 

Để in một số dòng ( hoặc một số cột ) cố dịnh vào các trang sau thì bạn làm như sau : 
1. Mở file Excel mà bạn định in . 
2. bấm menu File --> chọn Page Setup --> chọn tab Sheet 
3. Bạn muốn in cố định dòng nào đó trong tất cả các trang thì chọn Rows to repeat at top 
Bạn muốn in cố định cột nào đó thì bạn chọn Columns to repeat at left
4. Bạn đưa chuột vào những hàng hoặc cột mà muốn cố định khi in , như hình dưới đây 
5. Bấm OK để hoàn tất 

40. Đổi tất cả thành chữ hoa : 

Để đổi tất cả thành chữ hoa bạn cắt dán theo nội dung dưới đây 
Sub MakeUpper() 
Dim MyText As String 
Dim MyRange As Range 
Dim CellCount As Integer 
Set MyRange = ActiveSheet.Range(ActiveWindow.Selection.Address) 
For CellCount = 1 To MyRange.Cells.Count 
If Not MyRange.Cells(CellCount).HasFormula Then 
MyText = MyRange.Cells(CellCount).Value 
MyRange.Cells(CellCount).Value = UCase(MyText) 
End If 
Next CellCount 
End Sub